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EINKAUFSVORBEREITUNG / STRATEGISCHER EINKAUF

Das vorher aufgezeigte Spannungsgeflecht zeigt die allgemeine Gesamtsituation.

Jene Pole, die in einer ausgewogenen Bilanz gehalten werden müssen.

Dazu kommt die Notwendigkeit, die gesamte Prozesskette zu betrachten und zu optimieren.

Zu den Stufen darin gehören beispielhaft im „gestaltenden“ Einkauf die sogenannte Einkaufsvorbereitung.

Dazu gehören beispielhaft u.a.:

Einkaufsmarketing,

Einkaufsplanung, Bedarfserhebungen, Auswertungen, Beratung der Fachdisziplinen über Neuerungen auf dem Markt,

Aufbau undPflege eines Netzwerkes zwischen Organisationen wie Verbänden, Instituten,
Quellen ( Anbieter, Lieferanten ),

Informationen suchen und verwerten über:

Recht, technische Entwicklung, Rohstoffmärkte, Handelseinflüsse ( Hemmnisse oder Förderungen ) usw. usw. – Sammeln, aufbereiten und Verfügbarmachung der Daten und Informationen.

Die Führung muss steuern, dass die Funktionen Verkauf und Einkauf engstens kommunizieren !!!!!

Strategischer Einkauf und Verkaufsvorbereitung im engsten Dialog, insbesondere in der frühen Phase, in der ein Auftrag noch nicht im Hause ist.

Eine Organisationsvariante wäre daher,
die Marketingfunktion Verkauf und Einkauf ( Einkaufsmarketing )
in Unternehmen des Anlagenbaus auch physisch zusammen zu setzen. Zentral. Unabhängig von dezentraler Verkaufs- und Einkaufsabteilungen für die operativen Aufgaben.

Denn der Einkauf hat durch seine sehr umfassenden Marktkontakte herausragende Möglichkeiten, über die eigene Konkurrenz und deren Tätigkeiten auf dem Markt von Anbietern Informationen zu erhalten. Insbesondere wenn es um neue Projekte geht, kann das strategisch hoch bedeutsam für das eigene Haus sein.

Es geht weiter mit Einkaufsvorbereitung - ersten Anbieterbewertungen , ggf. Audits, Rahmenverhandlungen.

Anfragen ohne konkreten Bedarf, um Alternativen vom Markt zu bekommen. Wobei möglichst keine Spezifikation von Komponenten sondern Beschreibungen der Aufgabenstellung verwandt werden sollten wenn man Wert auf neue Lösungen wünscht. Und vom Anbietermarkt neue Ideen erwartet, die zu drastischen Kostensenkungen führen können.

Wenn wir uns im Prozessablauf konkreten Bedarfen nähern, sind Unterschiede zu machen,

- ob im Rahmen vorgegebener Verträge bestellt werden kann oder ob ausreichend Zeit verfügbar ist, um „mager“ lediglich mit Kerninformationen anzufragen, und nach ersten Angeboten dann eine Auswahl jener zu treffen, mit denen über weitere Details gesprochen werden kann.

Dazu gehört entsprechendes Wissen und Erfahrung. Wenn das fehlt, werden aus Unsicherheit oder aufgrund unzweckmäßiger Organisationsregeln oder Trägheit „dicke“ Anfragepakete versandt.

Teilweise so umfangreich und "dick" dass ein E-mail Versand bereits im ersten Anfragedurchgang nicht möglich ist. Und dann wundert man sich, warum Absagen kommen von Unternehmen, die eigentlich anbieten könnten.

Es folgt die Angebotsauswertung ( nicht nur ein Preisvergleich, sondern – bei hohen Beträgen – inklusive auch dem Vergleich der unterschiedlichen Zahlungsweisen, wo hier eine Barwertermittlung sinnvoll ist ) sondern auch die Quantifizierung der Nebenpositionen um einen Kostenvergleich zu erreichen.

Nun die Kernfunktion: Verhandeln.

Feilschen: Spart Zeit, aber ist wenig kreativ. Und teils vorkalkulierbar. ( Ist etwas für Anfänger oder Leute,
die durch Rabatte auf vorher erhöhte Preise "glänzen" wollen. )

Echtes VERHANDELN fängt dann an, wenn man sich nicht mehr einigen kann.

Vertagungstaktik!

Einkäufer: ja

Verkäufer: auf jeden Fall vermeiden!!

Einkäufer: richtig mit dem Nein arbeiten, bzw. kein Ja
Verkäufer: Fragetechnik, Trichterprinzip ( muss ja nicht gar so
auffallen wie in der berüchtigten Rede von Goebbels )

Für beide gleich:

NLP

Pacing / Leading

Achtung auf Angriffs- oder Fluchtverhalten.

Einkauf: Vertagungstaktik

Verkäufer:

Nicht zu einem 2. Angebot zwingen lassen, sondern bereits vorbereitet sein. Alternativen, von sich aus einbringen.
Und wenn es keine gibt?

Denken Sie an den Frühstückskellner. Es ist nur noch ein einziges Ei in der Küche.Wenn der Gast nun Rührei will, gibt es ein Problem. Also: Der Gast darf garnicht danach fragen. Der Kellner fragt also nicht:

Was darf ich zum Frühstück bringen? sondern er fragt: Möchten Sie DAS Ei hart oder weich gekocht? Der Kunde hat 2 Wahlmöglichkeiten und fühlt sich --als Entscheider.

Wenn sich herausstellt dass ein neuer Partner für einen Vertrag in Frage kommt, dann wird ggf. ein Audit durchgeführt.

Nachdem alle Informationen vorliegen, die endgültige Lieferanten und Angebotsbewertung und Auswahl des Partners.

Dann:

Bestellen, übereinstimmende Willenserklärung herbeiführen

s. BGB AT

Vertragsabschluß

- Hierzu sind selbstredend Rechts-Kenntnisse gefragt.

Nicht nur über BGB AT und Schuld – und Sachenrecht, sondern auch Kenntnisse auch anderer Rechtsnormen, ferner UN Regeln, Regeln und Empfehlungen z.B. der Internationalen Handelskammer ( ICC ) wie die INCOTERMS, - Verbandsempfehlungen / Bedingungen ( wie VDI, VDMA, ZVEI ) die oft von Lieferanten verwandt werden.

Ferner ausreichendes techn. Verständnis, kaufmännische Kenntnis ( es geht um Zahlungen, Preisgültigkeiten etc. etc. ) sowie Beherrschung des weiten Feldes der Verhandlungsführung, Menschenführung, mit den entsprechenden Methoden und Techniken.

Hier spielt eine besondere Rolle die

Frage der Rechtswirksamkeit von Signaturen ( siehe Signaturgesetz, unterschiedliche Stufen von elektronischen Signaturen, von der einfachen bis zur "qualifizierten" Signatur, - Technik: Abgleich - Hash-Wertverfahren, )

Diese Frage ist in vielen Firmen extrem vernachlässigt.

Wie im übrigen auch anscheinend immer noch nicht allen klar ist,
dass die Anforderungen des HGB und der AO an Handelsbriefe für alle Handelsbriefe gelten, wobei es keine Rolle spielt, ob diese Handelsbriefe auf Papier per Briefträger, oder FAX oder auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Emails die Handelsbriefe sind unterliegen logischerweise den Anforderungen an Handelsbriefe.

Das gilt nicht nur für die Angaben zur Firma ( !!! )

sondern auch für die geordnete Aufbewahrung und Wiederherstellung, fälschungssicher.

Siehe HGB 238,2 und 257 – ( Emails sind Handelsbriefe, die im HGB geregelten Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Post, die Archivierung muss durch die Geschäftsleitung sichergestellt sein ).