Deutsch-Chinesischer-Kulturaustausch. Malen. Einkauf-Verkauf-Management

EINKAUFSVORBEREITUNG / STRATEGISCHER EINKAUF

Dazu gehören beispielhaft u.a.:

Einkaufsmarketing,

Einkaufsplanung, Bedarfserhebungen, Auswertungen, Beratung der Fachdisziplinen über Neuerungen auf dem Markt,

Aufbau undPflege eines Netzwerkes zwischen Organisationen wie Verbänden, Instituten,
Quellen ( Anbieter, Lieferanten ), Informationen suchen und verwerten über:

Recht, technische Entwicklung, Rohstoffmärkte, Handelseinflüsse ( Hemmnisse oder Förderungen ) usw. usw. – Sammeln, aufbereiten und Verfügbarmachung der Daten und Informationen .

Insbesondere in wirtschaftlichen "schlechten" Zeiten, in denen der Auftragseigang zurückgeht oder ausbleibt, ist es die höchste Zeit, in den Einkauf zu investieren.

Wenn von Kostensenkung gesprochen wird, und man zmindest mittelfristig den Gesamtzusammenhang betrachtet, darf man nicht K mit K gleichsetzen, nicht Kosten = Köpfe, sondern u.U. sein "letztes Geld zusammenkratzen" um Marketing in Vertrieb UND inden vorbereitenden Einkauf zu intensivieren.

Einkaufsvorbereitung und Einkaufsmarketing
ist von der Funktion her mit dem Verkaufsmarketing - mit Verkaufs-Werbung verwandt.

Können Sie sich vorstellen, es gäbe keine Verkaufswerbung?
Keiner käme auf den Gedanken, - wenn er mehr verkaufen will - das Marketing und seine Verkaufswerbung aufzugeben, weil er "gerade" keine Aufträge hat.

Können Sie sich den Bauern vorstellen, der nur im Herbst auf den Acker geht, und dann ernten will?
Ja, das kann in bestimmten Gegenden die von der Natur begünstigt sind, möglich sein. so wie bei den Cocosnüssen in der Südsse.

Der andere Bauer bestellt im Frühjahr sein Feld. Und ist dann relativ sicher, mit vielen Erntehelfern im Herbt "Gewinn" zu machen.  Das ist der Visionär. Der vorausschauende Unternehmer.

Auf den Einkauf umgewandelt bedeutet das:
Wenn die Hausfrau wartet bis der Auftrag kommt, nun gleich für Gäste ein Essen zu bereiten, wenn sie auf solchen Auftrag wartet, und dann erst investiert, bleibt ihr nicht viel an Alternativen, ....Pizzaservice anrufen oder schnell "zum Aldi, Lidl oder ähnlichen Discountern rennen.
Die andere Hausfrau betreibt Einkaufsmarketing, vergleicht, besucht mehrere Quellen, knüpft Kontakte, kennt den Markt, hat Zeit investiert in ihre Marktkenntnis.

Und wenn dann der Auftrag kommt : "Schatz, wir bekommen Gäste" - ist diese Hausfrau in der Lage, günstiger einzukaufen, ergänzt das um die Vorräte ( im Unternehmen: Magazin oder mit Lieferanten vereinbarte Lieferzusagen oder Kontingente ..) und spart Geld.   Sie hat Kosten investiert ( ihre Zeit ) aber spart Ausgaben, und vermiedene Ausgaben sind GEWINN.

Natürlich kann man auch wieder nach dem Motto     K   =   K         Kosten = Köpfe
handeln, und die Hausfrau entlassen. Dann spart man Kosten, --
--- und wenn wir eines Tages nicht mehr atmen sparen wir noch mehr, unglaublich viel!

Ich denke, so lange wir an das Leben glauben, an das Überleben, sollten wir investieren in Funktionen, die eine Situation verbessern helfen, und jene reduzieren, die "nice to have" sind, auf Speck kann leichter verzichtet werden als auf Muskeln.

Ein innovatives Unternehmen könnte ganz andere Märkte mit ganz anderen Serviceleistungen ansprechen, sich eventuell gar mit Wettbewerbern zusammen tun, beste Abwicklung noch vorhandener Aufträge als gute Werbung präsentieren, durch hochmotivierte Mitarbeiter in Brainstotmingprozessen Ideen entwicklen lassen, und auf Luxus der nicht sein muss ( dazu können auch eingefahrene Gewohnheiten, nicht optimale Datenverwaltung, auslagerbare Funktionen die eingekauft werden können etc. zählen ) verzichten.

Die Hausfrau, um beim obigen Praxisfall zu bleiben, die nicht durch die Stadt läuft - die verschiedene Geschäfte besucht, die nicht in Marketing investiert, muss dann nach dem Motto leben, "koste es was es wolle, Hauptsache, der Terminplan wird eingehalten ".

Ob so etwas wohl vorkommt?

Beschaffungsmarketing - vorbereitender, oder strategischer Einkauf ist ebenso notwendig wie sein Bruder, das Verkaufsmarketing.
Ist Werbung, damit das Unternehmen dem Wettbewerb bevorzugt wird. Dieser Satz:
Wir wollen, dass der Marktpartner uns dem Wettbewerb vorzieht gilt für den Verkauf wie für den Einkauf. Und daran muss man arbeiten. Wie war das noch - aus Großvaters Zeiten?: Ohne Fleiss kein Preis.

"Guter" Einkauf "verkauft" den potenziellen Anbietern auf dem Markt, dass sein Unternehmen jenes ist, das der Anbieter bevorzugt. Und daran muss man arbeiten, darin muss man investieren, dazu braucht man gute Leute.
(sie kennen doch den Spruch: "if you pay peanuts, you will get monekeys ! )

Simples Beispiel: Wenn der Einkäufer z.B. psychologisch vorgeht, unter Umständen ein Anerkennungsbedürfnis des Anbietern herausfindet, kann er durch Befriedigung dieses Defizits bewirken, dass der Anbieter darin einen Nutzen sieht, der ihn wiederum motiviert, dem Einkäufer vielleicht einen besonderen Nachlass zu geben.

In Zeiten rückgangiger Verkaufsumsätze muss der Einkauf daher eventuell aufgestock werden damt er nun intensivst Zeit und Geld bekommt, Alternativen zu untersuchen und Werke zu inspizieren auf Kostensenkungsmöglichkeiten hin, ..... das alles kann man vergleichen mit der Arbeit des Bauern, der im Frühjahr sein Feld bestellt. Damit er im Herbst eine gute Ernte - mit seinen Erntehelfern - einfährt.

Die Führung muss steuern, dass die Funktionen Verkauf und Einkauf

engstens kommunizieren !

Denn der Einkauf hat durch seine sehr umfassenden Marktkontakte herausragende Möglichkeiten, über die eigene Konkurrenz und deren Tätigkeiten auf dem Markt von Anbietern Informationen zu erhalten. Insbesondere wenn es um neue Projekte geht, kann das strategisch hoch bedeutsam für das eigene Haus sein.

Strategischer Einkauf = strategisch synergetische Einkaufsvorbereitung

Austausch mit Verkauf / frühe Planungseinbindung der Beschaffung, Anfragen in früher Phase der Angebotskalkulation für Budgetierung
in enger Zusammenarbeit Verkauf, technischer Betreuung, Informationsdialog mit operativem / Projekteinkauf. ( Austausch Zuverlässigkeit, Empfehlungen für Lieferantenliste etc. ) Koordinierung mit Logistik wg. Länderbesonderheiten.

Synergie-Effekte durch Bündelung. Verhandeln von Vereinbarungen bereits im Vorfeld bevor Angebotsprojekte Auftrag werden. Lieferplanung / Kontingente, Preislisten, Bindefristen. Beispiel: Komponenten mit hohem Rohstoffeinfluss: Eckpunkte verhandeln, auswerten, bestellen ( Vertrag schließen )
mit Zusatzvereinbarung, dass erst nach endgültiger Projektkalkulation und Stücklistenerstellung Rest-Details folgen. So dass der wesentliche Kostenblock gesichert ist, und trotz späterer Rohstoffpreisveränderung zum Zeitpunkt der konkreten Projektbestellung daraus keine unüberschaubaren Risiken entstehen.

Rahmenvereinbarungen ( sog. Kontrakte nach Kategorien A,B,C je nach Verpflichtung oder Unverbindlichkeit. Mit eigenem Nummernkreis )
die mehrere Projekte abdecken und dadurch Bündelungsvorteile ermöglichen. Bei „Quasi-Monopolisten“ je nach Situation Quotenfestschreibung verhandeln.
Die späteren Bestellungen ( eigener Nummernkreis ) durch den operativen oder Projekteinkauf bedienen sich der Rahmenvereinbarungen.

Förderung von Standardisierung und Wertanalyse ( Vermeidung „überzogener“ preistreibender Details ).

Partner-Info: Beschaffung von Informationen über Key-Suppliers / Monopolisten und deren Lieferantenpflege“.

Auswertung der Lieferantenlisten der Kunden um von Projekt zu Projekt zu vergleichen und evtl. neue Lieferanten prüfen durch Anfrage und Auswertung.
Abstimmung mit Fachbereichen und Empfehlung an den Verkauf.

Beschaffung von Informationen, Sammlung, Aufbereitung und zur Verfügung halten von Marktinformationen.

z. B. über Key-Bedarfe (Warengruppen, technische Anforderungen ), Länder und Geschäftspartner / Bezugsquellen, Rohstoffeinfluss, Entwicklungen,
Risiken.

Beschaffungsmarketing – Werbung in Anbieterkreisen / bei Organisationen für das eigene Unternehmen.

Neue Lieferanten auf das eigene Unternehmen aufmerksam machen, so dass dieses als „Key-Kunde“ gewertet wird. Kontakte zu
Organisationen / Handelskammern, Fachverbänden, Klassifikations- bzw. Zulassungsgesellschaften, Ländervertretungen.

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Es geht im Fliesstext weiter mit Einkaufsvorbereitung:

erste Anbieterbewertungen , ggf. Audits, Rahmenverhandlungen.

Anfragen ohne konkreten Bedarf, um Alternativen vom Markt zu bekommen.

Wobei möglichst keine Spezifikation von Komponenten sondern Beschreibungen der Aufgabenstellung verwandt
werden sollten wenn man Wert auf neue Lösungen wünscht.

Und vom Anbietermarkt neue Ideen erwartet, die zu drastischen Kostensenkungen führen können.

Anfragen für konkreten Bedarf:

Wenn wir uns im Prozessablauf konkreten Bedarfen nähern, sind Unterschiede zu machen,

- ob im Rahmen vorgegebener Verträge bestellt werden kann oder ob ausreichend Zeit verfügbar ist, um „mager“ lediglich mit Kerninformationen anzufragen, und nach ersten Angeboten dann eine Auswahl jener zu treffen, mit denen über weitere Details gesprochen werden kann.

Dazu gehört entsprechendes Wissen und Erfahrung. Wenn das fehlt, werden aus Unsicherheit oder aufgrund unzweckmäßiger Organisationsregeln oder Trägheit „dicke“ Anfragepakete versandt.

Teilweise so umfangreich und "dick" dass ein E-mail Versand bereits im ersten Anfragedurchgang nicht möglich ist. Und dann wundert man sich, warum Absagen kommen von Unternehmen, die eigentlich anbieten könnten.

Einer der Hauptfehler von Einkaufsabteilungen ist es, bereits in der ersten Anfrage eine Vielzahl von Spezifikationen, Bedingungen etc. mit drr Anfrage zu verschicken. Es sei denn, man arbeitet in einem "cost plus fee" Geschäft. Dann ist die Arbeitszeit wichtiger als der Einkaufspreis. Denn der "Auftraggeber" bezahlt ja. - Für ein "turn-key" Geschäft ist das nicht nur
dumm, sondern gefährlich. Man provoziert Absagen, überteuerte Angebote aus Furcht der Anbieter, vielleicht etwas
übersehen zu haben, zieht sich "warm an", - und dann hat der Einkäufer nachher das Problem, wenn denn ein Angebot kommt,
- das dann herunter zu handeln auf einen normalen Stand. -

Aus eigener Erfahrung erlebte ich im Armaturen und Maschinenbereich, dass Anbieter sagten,
das viele "Papier" führte zu Preisen um 25 % über dem Standardpreis für vergleichbare Anwendungen. Nur um ohne eigene Überlegung und etwas Zeitaufwand zu "vereinfachen" und in 2-3 Durchgängen anzufragen und zu verhandeln.

Es folgt die Angebotsauswertung ( nicht nur ein Preisvergleich, sondern – bei hohen Beträgen – inklusive auch dem Vergleich
der unterschiedlichen Zahlungsweisen, wo hier eine Barwertermittlung sinnvoll ist ) sondern auch die Quantifizierung der Nebenpositionen um einen Kostenvergleich zu erreichen.

Nun kommt die Kernfunktion: V e r h a n d e l n .

Ein paar Stichworte und ein kleiner Schlenker zum weiten Thema des Verhandelns:

Feilschen:Spart Zeit, aber ist wenig kreativ.
Und teils vorkalkulierbar. ( Ist etwas für Anfänger oder Leute,
die durch Rabatte auf vorher erhöhte Preise "glänzen" wollen. )

Wahres VERHANDELN fängt dann an, wenn man sich nicht mehr einigen kann.

Einkäufer: richtig mit dem Nein arbeiten, bzw. kein Ja
Verkäufer: Fragetechnik, Trichterprinzip ( muss ja nicht gar so
auffallen wie in der berüchtigten Rede von Goebbels )

Für beide gleich:

NLP

Pacing / Leading

Achtung auf Angriffs- oder Fluchtverhalten.

Einkauf: Vertagungstaktik

Verkäufer:

Nicht zu einem 2. Angebot zwingen lassen, sondern bereits vorbereitet sein. Alternativen, von sich aus einbringen.
Und wenn es keine gibt?

Denken Sie an den Frühstückskellner.
Es ist nur noch ein einziges Ei in der Küche.
Wenn der Gast nun Rührei will, gibt es ein Problem.

Also: Der Gast darf garnicht danach fragen.
Der Kellner fragt also nicht:
Was darf ich zum Frühstück bringen?

sondern er fragt:

Möchten Sie DAS Ei hart oder weich gekocht?

Der Kunde hat 2 Wahlmöglichkeiten und fühlt sich

als Entscheider.

Wenn sich herausstellt dass ein neuer Partner für einen Vertrag in Frage kommt, dann wird ggf. ein Audit durchgeführt.

Nachdem alle Informationen vorliegen, die endgültige Lieferanten und Angebotsbewertung und Auswahl des Partners.

Dann:

Bestellen, übereinstimmende Willenserklärung herbeiführen

s. BGB AT

Vertragsabschluß

- Hierzu sind selbstredend Rechts-Kenntnisse gefragt.

Nicht nur über BGB AT und Schuld – und Sachenrecht, sondern auch Kenntnisse auch anderer Rechtsnormen, ferner UN Regeln, Regeln und Empfehlungen z.B. der Internationalen Handelskammer ( ICC ) wie die INCOTERMS, - Verbandsempfehlungen / Bedingungen ( wie VDI, VDMA, ZVEI ) die oft von Lieferanten verwandt werden.

Ferner ausreichendes techn. Verständnis, kaufmännische Kenntnis ( es geht um Zahlungen, Preisgültigkeiten etc. etc. ) sowie Beherrschung des weiten Feldes der Verhandlungsführung, Menschenführung, mit den entsprechenden Methoden und Techniken.

Hier spielt eine besondere Rolle die

Frage der Rechtswirksamkeit von Signaturen ( siehe Signaturgesetz, unterschiedliche Stufen von elektronischen Signaturen, von der einfachen bis zur "qualifizierten" Signatur, - Technik: Abgleich - Hash-Wertverfahren, )

Wie im übrigen auch anscheinend immer noch nicht allen klar ist, dass die Anforderungen des HGB und der AO an Handelsbriefe für alle Handelsbriefe gelten, wobei es keine Rolle spielt, ob diesesc

Diese Frage ist in vielen Firmen extrem vernachlässigt.

Emails die Handelsbriefe sind unterliegen logischerweise den Anforderungen an Handelsbriefe.

Das gilt nicht nur für die Angaben zur Firma ( !!! )

sondern auch für die geordnete Aufbewahrung und Wiederherstellung, fälschungssicher.

Siehe HGB 238,2 und 257 – ( Emails sind Handelsbriefe, die im HGB geregelten Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Post, die Archivierung muss durch die Geschäftsleitung sichergestellt sein ).

Grösste Vorsicht ist geboten, wenn z.B. keine elektronische Archivierung gesichert ist und nicht parallel jedes Schriftstück gedruckt und abgelegt wird, sondern wenn man sich auf seine elektronische Ablage verlässt,
und wenn dann z.B. eine Limitierung von Ordnern- oder Postfachgrössen auf xxx MB oder GB vorgenommen wird. Handelsbriefe sind 6 Jahre aufzuheben.